Con el fin de cuidar todos los detalles de organización, se llevó a cabo una reunión de trabajo que encabezó a través de una videoconferencia Juan Antonio Casarrubias, responsable del Medio Maratón del Golfo Campeche 2013, y el director general del Instituto de Campeche, Jorge Carlos Hurtado Montero.
La primera reunión de este tipo se realizó en la sala de juntas del Indecam, donde el director general Hurtado Montero estuvo con su equipo de trabajo, con el coordinador Institucional del Indecam, José Muñoz Valdez; el coordinador de Eventos Especiales, Israel Segovia Magaña, entre otros.
Juan Antonio Casarrubias comentó que debido a que el evento se busca que sea de corte familiar, se tomará en cuenta tener un ambiente lleno de espectáculo, por eso dijo que es importante tener un buen equipo de sonido, para ambientar con música todo el evento, mientras un grupo de porristas se encarguen de animar, tanto a las espectadores como a los participantes que corran el Medio Maratón, y los que participen en la prueba de 10 kilómetros y la caminata de 5 kilómetros.
Durante la reunión también se mencionó que cada área tendrá un jefe encargado, para tener un control total de cada una de las necesidades, tanto de organizadores y participantes, estos serían los que montaje el evento, el capitán de ruta, el que coordinará a los voluntarios, premiación, hidratación, médicos etc.
Por su parte Jorge Hurtado Montero comentó que a las condiciones climatológicas podrían en un momento dado correr las fechas del evento, por lo que el 23 de septiembre se sentarán nuevamente todos para ver los avances que se han hecho. Hasta el momento se mantiene como fecha el 20 de octubre a las 7:00 horas.
